Wie Veloworx im Betrieb funktioniert
Die Startseite zeigt, was sich in Deinem Alltag ändert. Hier steht, wie es gemacht ist: wie geplant wird, was am Auftrag festgehalten wird, was der Kunde davon sieht und was am Monatsende dabei herauskommt.
Kapitel 1 · Planung der Buchung
Veloworx plant in Kapazität, nicht in Zeitfenstern.
Das ist der Unterschied zu einem normalen Terminkalender. Vier Inspektionen und ein großer Service sind etwas anderes als fünf Schlauchwechsel, auch wenn beides fünf Termine sind. Ein Raster aus gleich großen Slots bildet das nicht ab, und deshalb ist es entweder zu voll oder zu leer.
Du hinterlegst je Service und Radtyp, wie lange er dauert, und legst fest, wie viel Arbeit pro Tag hereinkommen darf. Was der Kunde als freien Termin angeboten bekommt, rechnet Veloworx daraus aus.
- Eigener Service-Katalog mit hinterlegter Dauer je Service und Radtyp
- Kapazität pro Tag statt starrer Raster
- Buchungs- und Stornofristen, die Du je Service bestimmst
Kapitel 2 · Annahme und Bearbeitung
Ab der Annahme hat jeder Auftrag einen Stand.
Bei der Annahme erfasst Du Rad, Auftrag und Absprachen an einer Stelle. Ab da hat der Auftrag einen Bearbeitungsstand, den alle sehen, und jede Änderung schreibt Veloworx automatisch mit.
Damit muss niemand mehr rekonstruieren, was mit einem Rad passiert ist. Es steht am Auftrag.
- Status von gebucht über in Arbeit bis abholbereit
- Interne Kommentare direkt am Auftrag, vom Rechner oder vom Handy, auf Wunsch per Spracheingabe
- Automatischer Verlauf: wer wann was geändert hat, ohne dass jemand Protokoll führt
- Zeiterfassung pro Auftrag, Grundlage für den Plan/Ist-Vergleich im Controlling
Mobil, als Beweis statt als Behauptung
Kommentare, Statuswechsel und Zeiterfassung funktionieren am Handy genauso wie am Rechner. Das ist kein Zusatz für unterwegs, sondern der Normalfall: Die meisten Eingaben entstehen am Rad, nicht am Schreibtisch.
Kapitel 3 · Abstimmung mit dem Kunden
Was zugesagt wurde, steht am Auftrag.
Die Antwort des Kunden auf eine Rückfrage oder Freigabe landet nicht in einem Postfach, sondern am Auftrag, mit Zeitstempel und für jeden im Team nachlesbar.
Damit ist die Frage beantwortet, die im Werkstattalltag am häufigsten fällt: Was genau wurde dem Kunden eigentlich zugesagt? Wer den Auftrag übernimmt, muss niemanden fragen.
- Statusseite für den Kunden, ohne Konto und ohne Passwort
- Rückfragen und Freigaben dokumentiert am Auftrag, mit Zeitstempel
- Der Kunde kann von dort aus selbst schreiben, die Nachricht landet ebenfalls am Auftrag
- Feedback nach der Abholung und Inspektionserinnerung, pro Werkstatt schaltbar
Kanäle
Benachrichtigungen gehen per E-Mail raus. SMS und WhatsApp folgen über dieselbe Plattform.
Kapitel 4 · Planung
Planung über den einzelnen Tag hinaus.
Die Monatsansicht zeigt für jeden Tag, wie viel Kapazität schon vergeben ist und wie viel noch frei ist. Damit planst Du Wochen im Voraus, statt jeden Morgen zu sehen, was der Tag mitbringt.
Für Tage mit vielen Anlieferungen und Abholungen gibt es eine eigene Ansicht, die zeigt, wann was rein- und rausgeht.
- Monatsansicht mit Auslastung je Tag
- Dispatch-Ansicht für Anlieferung und Abholung
- Ansicht je nach Rolle: Annahme, Werkstatt und Leitung sehen jeweils, was sie brauchen
Kapitel 5 · Controlling
Zahlen, die aus der Arbeit entstehen.
Veloworx wertet aus, was ohnehin anfällt: geplante und tatsächlich gebrauchte Zeit, Arbeitswerte, Teileumsatz. Dafür musst Du nichts zusätzlich erfassen.
Damit beantwortest Du am Monatsende die Fragen, die sonst im Bauchgefühl hängen bleiben. Wie voll war der Monat wirklich? Haben wir uns bei den Zeiten verschätzt, und wo?
- Auswertung nach Tag, Woche und Monat
- Plan/Ist-Vergleich je Auftrag und je Mitarbeiter
- Abgerechnete Arbeitswerte pro Stunde
- Export als CSV, dazu eine Druckansicht
Die Planung wird von selbst besser
Aus den erfassten Ist-Zeiten schlägt Veloworx realistischere Zeitansätze vor. Je länger Du es nutzt, desto genauer plant es. Und desto seltener bleibt abends Arbeit übrig, die morgens noch in den Tag gepasst hat.
In Arbeit: Auswertung nach Service und nach Kapazitätssegment. Also die Frage, welche Terminart sich wirklich rechnet.
Kapitel 6 · Sicherheit
Wer was sehen darf, entscheidet der Server.
Zugriffsrechte sind bei Veloworx keine Frage der Oberfläche. Ein Mechaniker bekommt die Aufträge seiner Kollegen nicht angezeigt, weil sie gar nicht erst an sein Gerät ausgeliefert werden. Was man nicht sieht, ist nicht ausgeblendet, sondern nicht vorhanden.
- Rollenbasierte Zugriffsrechte, serverseitig durchgesetzt
- Verschlüsselte Datenübertragung
- Laufende Aktualisierung der eingesetzten Systeme
- DSGVO-konform konzipiert, beteiligte Dienstleister innerhalb der EU
Sicherheit als laufende Aufgabe
Sicherheit ist kein Häkchen, das man einmal setzt. Wir halten die eingesetzten Systeme aktuell, wählen Dienstleister sorgfältig aus und benennen Zuständigkeiten klar.
Kapitel 7 · Einbettung
Die Buchung läuft auf Deiner eigenen Website.
Deine Kunden bleiben dort, wo sie ohnehin sind. Die Buchung ist entweder eine eigene Seite unter Deiner Adresse oder ein Widget mitten in Deiner bestehenden Website. Kein zweiter Auftritt, kein fremdes Portal, kein Bruch im Ablauf.
Das Widget übernimmt Schriften und Farben Deiner Seite und wächst mit dem Platz, den Du ihm gibst. Eingebaut ist es mit einer Zeile Code, den Rest erledigt Deine Agentur in ein paar Minuten oder Du selbst.
- Eigene Buchungsseite unter Deiner Adresse oder Widget in der bestehenden Website
- Optik und Farben passen sich an Dein Erscheinungsbild an
- Einbau über einen kurzen Einbettungs-Code, ohne Umbau der Website
- Funktioniert am Handy genauso wie am Rechner